推荐！备受关注的公物仓建设——来自国家图书馆10余年的实践经验与管理思考
发布日期：2023-09-07 浏览：213
为响应政府“过紧日子”有关要求，公共图书馆应将调剂作为资产配置的主要途径，而建立和发展内部公物仓则是公共图书馆开展资产调剂、推进资源共享的重要举措。本文以国家图书馆为例，分享其探索通过内部公物仓实现资产调剂共享而实施的一系列具体措施，从多个方向推进内部公物仓建设，实现提高资产利用率和充分发挥资产效能的资产管理工作目标。
多年来国家图书馆积极致力于建立内部公物仓，在推动资产调剂共享、盘活闲置资产、节约经济资源等方面进行了大量实践。国家图书馆内部公物仓始于2009年。当时，馆内各部门待报废资产分别由各部门自行保管，处置时再由资产综合管理部门上门回收，严重挤占了正常办公及业务空间。为节省空间、便于集中处置，馆内专设库房存放待报废资产。随着业务规模的扩大，库房存储范围进一步扩大，因业务格局调整等各种原因形成的闲置资产也一并纳入库房，为此馆内在原有待报废资产库房的基础上进一步拓展库房功能，形成闲置资产内部公物仓。国家图书馆内部公物仓由设备仓和家具仓组成，共设两间实体库房。仓内资产主要来源于以下途径：一是馆内业务或服务格局调整导致场地功能发生变化，基于原有服务或业务功能配置的资产无法满足新的工作需求，从而成为闲置资产；二是随着技术的发展进步，一些资产在配置性能上无法满足部门较高技术要求的使用需求，但资产本身状况良好，仍可满足一般性使用需求，只是因为技术原因而成为闲置资产；三是员工离职或退休产生的闲置资产。设备仓依据设备类型、体积进行分类存储。仓内专门搭建货架，用于存放小型设备；对于体积和重量较大的设备，出于安全考虑不再上架，而是设定专门区域存放。两个区域内的设备又进一步根据资产状况进行分类，确已无法使用的待报废资产与可再利用资产分别存储，方便后续领用。由于家具类资产普遍体积较大，因此家具仓主要采取集中存放模式，可再利用家具依据种类存放，待报废家具直接集中堆放。针对内部公物仓内种类丰富的资产，国家图书馆依托资产管理系统建立了内部公物仓资产台账，记录闲置资产的相关信息,并实时对台账进行更新。负责内部公物仓日常管理的资产管理部门对于各部门退回仓内的资产第一时间办理退回手续，资产账务由原使用部门变更为公物仓；对于出仓资产及时办理资产领用手续，在资产账务由公物仓转移至使用部门的同时，实现资产实物与管理责任的同步转移，保证仓内资产账实相符。内部公物仓资产在日常业务工作及各类临时性保障服务中发挥着重要作用。一是保障业务及办公需求，资产管理部门每月组织两次仓内资产挑选会，由各部门现场挑选所需资产，对本部门老旧设备及家具进行替换；二是针对业务部门阶段性业务工作提供所需资产，减少资产重复购置；三是保障馆内读者服务与业务工作空间优化调整所产生的资产需求。近年来，随着文献存储量不断增加，馆内文献存储库房空间日趋紧张，阅览部门积极采取措施拓展存储空间，所需配套书架、期刊架等各类文献存储家具均通过公物仓加以解决；四是为馆内举行的各类讲座、阅读推广活动等公益服务提供所需资产。内部公物仓的资产主要来源于馆内各部门的闲置、超标资产，而闲置、超标资产的存在恰恰反映出资产利用率不高，如果部门所占有的资产能够物尽其用，则不需要纳入公物仓。资产利用率不足主要源于购置经费的无偿取得。我国公共图书馆资产购置经费均来自财政拨款，因而公共图书馆的关注重点在于财政经费的拨款额度，对于通过经费支出所购置资产的实际使用情况和由此产生的社会效益和经济效益重视不足。在这种观念的影响下，公共图书馆在资产购置事项审核过程中容易忽视存量资产数据，造成同类资产重复购置，为产生闲置资产埋下隐患。一些业务部门出于自身使用方便的考虑，倾向于囤积资产，即使在资产利用率很低的情况下也不愿将资产纳入公物仓进行共享共用，导致资产在部门内部长期处于闲置状态，随着时间推移性能逐渐老化甚至发生资产损坏的情况，最后只能进行报废处置。而真正有需求的部门由于无法通过共享共用方式获得所需资产而只能申报购置，在耽误工作进度的同时造成经济资源浪费。从实际情况来看，由于人们使用习惯上的惯性思维，认为库存资产是旧资产，不及新购资产易于使用，无法满足工作需要，并且在使用中存在诸多不便，因此部门在现有资产无法满足需要时仍对调剂资产的使用意愿较低，调剂尚未成为资产配置的主要方式。资产管理部门应定期对已购资产的使用情况进行跟踪统计，在每年资产盘点过程中，除根据资产账务进行实物清点外，还要关注资产实际使用情况，对于各部门因各种原因长期闲置和低效使用的资产，应及时纳入公物仓进行集中统一管理，充实公物仓库存，为后续调剂共享创造条件。对各部门而言，应将资产管理工作纳入整体工作统筹考虑，跳出自身利益局限，对于长期不用的闲置资产主动清退至公物仓。2.内部公物仓管理与资产配置相结合，坚持调剂为主的资产配置方式资产配置是资产管理工作的重要环节，内部公物仓的核心职能在于为馆内部门提供可用资产，是进行资产配置的重要途径，因此必须把资产配置与公物仓的资产保障职能有效结合，充分发挥公物仓的保障职能，坚持以调剂为主的资产配置方式。对于经审核同意的资产配置申请，应优先考虑以内部公物仓调拨、调剂的方式加以满足，可通过调剂的不再重新购置，实现资产调剂配置常态化、制度化。建立资产调剂与预算经费挂钩的工作机制，将部门资产调剂情况作为下年度预算经费安排的重要参考依据，对积极参与调剂的部门，优先考虑其下一年度预算申请。从实际情况来看，公共图书馆不可避免地会因各种原因产生闲置资产，要盘活闲置资产，提高资产利用率就必须掌握现有资产的具体情况。公共图书馆应通过定期盘点来摸清家底，对于盘点中发现的闲置资产，资产管理部门应在了解资产状态的同时进行分类处理。一是寻找有需求的部门，实时开展共享共用；对于暂时无法落实需求部门的闲置资产，可回收至内部公物仓。由于内部公物仓空间有限，一些分散在部门的闲置资产可能一时无法退回仓内，资产管理部门应将散落在部门内部的闲置资产一并纳入可调剂共享的范围，在内部公物仓具备存储空间后及时收回，并进行信息共享，寻找潜在使用者。推动资产共享共用需要多方共同努力。资产管理部门应对内部公物仓内的可用资产妥善保管、及时维护，并定期进行仓内环境清洁，为库存资产创造良好存储条件，延长使用寿命，为共享共用提供实物基础。在资产管理工作会议或业务培训等适当场合积极宣传共享共用理念,提高全员节约意识，使共享共用、杜绝浪费的观念深入人心，在公共图书馆内形成厉行节约的良好氛围。建立资产共享共用考核制度，将资产共享共用纳入部门年终考核内容，对积极参与的部门进行的精神及物质奖励，提高其参与资产共享共用的积极性、主动性。信息的闭塞是阻碍资产共享共用的一个重要因素，实现闲置资产馆内共享需要打破部门间的信息壁垒，进行闲置资产信息的有效分享，这要通过建立闲置资产信息共享平台来完成。一是内部公物仓存量资产信息的定期发布；二是因各种原因一时无法回收至内部公物仓而暂存于部门的闲置资产，其信息也应予以及时发布，避免因信息分享不畅造成资产重复配置。
